Herramienta gerencial para la administración del tiempo

La capacidad para la planificación de horarios y el establecimiento de prioridades es clave para la productividad y la correcta inversión del tiempo. La buena gestión de este recurso permite que tanto tus equipos de trabajo como tú puedan dar el máximo de su rendimiento, empleándose en tareas bien organizadas y valiosas.

Gestionar el tiempo significa especificar la cantidad de tiempo que se dedicará a una actividad diariamente. Es importante tener una noción clara del uso de este recurso para poder alcanzar metas y objetivos en los plazos acordados. Es por ello, que utilizar herramientas puede hacerte mucho más consciente de tus rutinas, así como encontrar posibles errores que están afectando tu productividad.

Aspectos a evaluar antes de usar una herramienta para la gestión del tiempo

Para usar una herramienta necesitas poner en claro la planificación del día, establecer roles y prioridades, entre otras cosas, como por ejemplo:

• Establece cuáles son los valores que aplicarás en el uso del tiempo: no es lo mismo la rapidez con la que se termina una tarea que la eficiencia. Cada valor es diferente y puede que sea más relevante para unas tareas que otras.
• Planifica y caracteriza cada una de las tareas a realizar.
• Establece objetivos y metas.
• Organiza las tareas por orden de importancia.
• Perfila los roles que deberás cumplir o que tu equipo de trabajo deberá ejercer en las distintas actividades programadas.
• Haz evaluaciones del desempeño en cuanto a los objetivos propuestos.

Las herramientas que describiremos son versátiles, pueden emplearse en las empresas, en el trabajo remoto y como una solución para equilibrar trabajo con descanso y vida personal.

Sin embargo, todas tienen un enfoque distinto en cuanto a administración del tiempo se refiere. Algunas están orientadas a la planificación, medición de la eficacia, simplificación del trabajo, organización y seguimiento de actividades, etc.

Herramienta GTD (Getting Things Done)

Es bastante popular, y consiste en crear listas de actividades y organizarlas tomando en cuenta el tipo de acción que hay que realizar y el tiempo. La creación de listas de tareas se ha tomado como base para el desarrollo de numerosas aplicaciones de gestión de equipos y actividades. Algunos ejemplos son Wunderlist.

La herramienta GTD organiza las tareas de las siguientes maneras:

• En orden de prioridad.
• Por tipo de acuerdo a secciones establecidas.

Es importante precisar con claridad la acción necesaria para cumplir con una actividad y el tiempo otorgado para cumplirla. Las listas que crees deberás revisarlas para actualizarlas y reubicarlas de ser necesario. Esta técnica exige dedicación sin distracciones a las tareas.

Técnica Pomodoro

Esta herramienta gerencial para la administración del tiempo es fantástica porque organiza las actividades en ciclos de tiempo que alternan trabajo y descanso. Hay aplicaciones que puedes instalar en la computadora o en dispositivos móviles que incluyen el cronómetro y la configuración de los ciclos. Otra opción es aplicar la técnica solo con un cronómetro.

El ciclo de trabajo dura 25 minutos y el descanso 5 minutos. Cuando cumplas 4 ciclos de trabajo sin distracciones puedes tener un descanso mayor de 10 a 15 minutos. La técnica Pomodoro bien ejecutada puede estimular la agilidad mental y darte los debidos descansos entre actividades para mitigar el agotamiento.

Diagrama de Gantt

Es un gráfico que organiza el tiempo que se dedica a determinados proyectos durante un lapso establecido. Los diagramas de Gantt permiten conocer las actividades que más demandan tiempo y, al mismo tiempo, estimar el flujo de trabajo. El programa especializado Gantt Project tiene funciones avanzadas para realizar este diagrama y conseguir análisis de gestión de tiempo bastante complejos.

Harvest

Otra herramienta gerencial para la administración del tiempo muy particular porque además de cumplir con el rol de gestión y seguimiento, también incluye otros recursos útiles para los líderes de proyecto como el cálculo de presupuesto. Con Harvest es posible conocer cuánto se invierte en proyectos, tareas, gestión de clientes entre otros. Es una alternativa muy recomendada para emprendedores que necesitan llevar un control minucioso de sus negocios.

Rescue Time

No es propiamente una herramienta para la administración del tiempo, pero sí es una aplicación muy valiosa para conocer esas posibles distracciones que disminuyen tu productividad. Funciona registrando todas las páginas webs o programas que abres mientras estás trabajando. Luego puedes revisar un informe y ver cuánto tiempo has perdido en actividades no productivas.

El Business Process Management

Más que una herramienta es un enfoque o metodología de trabajo que se reserva para la gestión del tiempo de proyectos de mucha envergadura y en los que intervienen varias personas. Consiste en realizar un mapeo de procesos y se establece un flujo de tiempo para el cumplimiento de cada uno.

El Business Process Management trabaja a partir de alertas que se envían a los responsables de las actividades cuando se ha alcanzado determinado porcentaje del tiempo de entrega. Es un enfoque que permite crear procesos de trabajo estandarizados, facilitar el cumplimiento de tareas y la delegación.

La administración del tiempo bien ejecutada se convierte en una habilidad muy valiosa para el trabajo individual y colectivo. Con estas herramientas puedes comenzar a tener más control sobre tus proyectos y rutinas. Del mismo modo, puedes complementar tus competencias con la Maestría es Administración Gerencial para alcanzar un ascenso laboral.