Gestión de proyectos vs. Administración
Para poner en marcha proyectos de cualquier tipo es importante establecer de antemano planes, objetivos y metas. Además, se necesita saber con cuáles y cuántos recursos se cuenta para cumplir con lo establecido de la mejor manera posible y en el tiempo adecuado. Para ello, es imprescindible contar con una gestión y administración de proyectos que conduzcan con eficiencia los planes y acciones que van a ejecutarse de principio a fin.
A pesar de que la gestión y la administración de proyectos en una empresa están estrechamente relacionados y persiguen el mismo fin, cada uno tiene designado una función específica y es allí donde radica la diferencia entre uno y otro. Para entender mejor las competencias, similitudes y disparidades entre la gestión de proyectos y la administración, vale la pena definir las funciones de cada uno por separado.
Funciones de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos está directamente involucrada con la etapa de ejecución de estos. Por ello, el área debe encargarse de formular y utilizar las estrategias, técnicas y herramientas necesarias para obtener los resultados esperados en función de los objetivos. Parte de la tarea de la gestión es asegurarse de que se dispongan de los recursos para realizar las actividades según lo planificado y coordinar todas las acciones para lograr las metas establecidas.
Las personas encargadas de la gestión forman parte del grupo ejecutivo y por lo general ocupan cargos intermedios dentro de la estructura de una compañía. Por ello, sus funciones y responsabilidades son las de ejecutar y organizar los recursos y acciones, procurando que se sigan las políticas de la administración de la empresa.
Funciones de la administración de proyectos
La parte administrativa de un proyecto es la que se encarga de planificar, organizar y controlar de forma óptima y eficiente los recursos disponibles de una empresa. Estos planes se realizan en función de unos objetivos específicos dejando claras las pautas, estrategias y políticas que deben seguirse para cumplirlos.
Por lo general, la administración está conformada por las personas que ocupan cargos superiores en la compañía. Esto les otorga la autoridad de tomar las decisiones más importantes en cuanto a la planificación y ejecución de actividades y determinar qué debe hacerse, cómo y cuándo.
Diferencias entre gestión y administración de proyectos
- Mientras que la administración formula las políticas a seguir en el proyecto, la gestión se ocupa de que se ejecuten.
- El papel de la administración dentro de la organización es definitivo. El rol de la gestión es única y exclusivamente ejecutivo.
- Las decisiones tomadas por la administración se realizan en pro de los beneficios de la compañía. Por su parte, la gestión toma decisiones en función de las imposiciones de la administración.
- Mientras que la administración planifica y ejecuta acciones de alto nivel, la gestión se encarga de actividades a nivel funcional.
- La administración busca utilizar los recursos de la organización de la mejor manera posible. La gestión administra estos recursos y monitorea sus trabajos.
La forma en la que se gestionan y administran los recursos repercute directamente en la planificación de proyectos. No cualquier persona está capacitada para organizar y dirigir los recursos de una compañía de forma eficiente.
Por ello, la formación académica superior es fundamental. Afortunadamente, hoy en día es posible hacer doctorados a distancia, lo que facilita el proceso de formarse. Con un Doctorado en la Dirección de Proyectos, por ejemplo, podrás adquirir un conjunto de conocimientos y técnicas que te ayuden a mejorar la rentabilidad de empresas de todo tipo y solucionar cualquier inconveniente que pueda ocurrir antes, durante y después de la ejecución de un proyecto.
