• “No es mi trabajo ocuparme de que enviemos la orden de pedido”
• “Yo no soy responsable de la parte técnica”
• “Los plazos los lleva Fulanito”
• “Necesitamos comprar estas piezas, así que no me importa el precio”
• “El encargado de ventas se olvidó de calcular esta parte”

Todas estas afirmaciones suenan a excusa, pero en muchas ocasiones simplemente expresan la sincera opinión del trabajador, el cual no se siente responsable de los problemas que aparecen en el proyecto.

Como Gestor de Proyectos tenemos la responsabilidad total sobre el mismo en lo que respecta a plazos, alcance, costes y calidad. Nuestro trabajo es dividir dicha responsabilidad en partes totalmente claras y hacernos cargo de que los responsables que definimos entienden y aceptan dicha responsabilidad.

Si, por ejemplo, decidimos hacer a una persona responsable de los costes y a otra persona de los plazos mientras que una tercera persona es responsable de la parte técnica, entonces afrontaremos problemas a la hora de designar quién es responsable de los fallos realizados en el pedido de un suministro. Aquí es importante entender que el asignar la responsabilidad no necesariamente lleva consigo el “castigar” al responsable, sino que simplemente es necesario para entender la causa del problema y evitar que vuelva a suceder.

Imaginemos que en el proyecto anterior el transformador de media tensión necesario para un proyecto se ha pedido con retraso. Entonces de acuerdo a nuestro ejemplo anterior nosotros entenderíamos que el responsable ha sido el encargado de los plazos, pero seguramente dicho trabajador nos dirá que la culpa fue del encargado de compras porque no ejecutó el pedido con suficiente rapidez, en cual a su vez seguramente diga que el responsable técnico tardó demasiado en responder a las cuestiones del proveedor, y así sucesivamente. En esta situación es imposible entender la causa real del problema y actuar para evitar que dicho problema vuelva a suceder.

Por ello tendría mucho más sentido asignar a un responsable del transformador, el cual hereda absoluta responsabilidad en cuanto a plazos, costes, alcance y calidad. De esta manera dicha persona puede entender mucho más fácilmente los objetivos de su trabajo y reaccionar cuando cualquiera de las variables no se corresponda con lo acordado.

Los expertos recomiendan dividir el proyecto en paquetes de trabajo o sub-proyectos, asignando conjuntamente la responsabilidad del triángulo del proyecto a los diferentes encargados. En caso de no poder definir sub-proyectos o carecer de los líderes que dirijan correctamente los mismos, la manera de organizar un proyecto suele ser por departamentos (mecánica, electrónica, software…), en cuyo caso deberemos prestar especial atención a todas las interconexiones entre los diferentes departamentos, además de dejar claro si trabajamos en un ambiente de obligación de entrega o recogida.

Por último, siempre es recomendable dialogar con los componentes del equipo y escuchar detenidamente cómo entienden las diferentes responsabilidades para identificar posibles lagunas o intersecciones en las mismas.

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Habitualmente, la finalización de los proyectos se ve directa o indirectamente afectada por diversos factores. En efecto, es común que el tiempo de entrega de un proyecto no sea equivalente al que fue pautado desde un comienzo.

Para contrarrestar esta situación, dentro del ámbito de la gestión de un determinado proyecto, múltiples son los métodos que se emplean para obtener el alcance de los mismos en el tiempo previsto.

En efecto, el método de la cadena crítica puede ser conceptualizado como el más empleado, debido a que permite alcanzar las metas propuestas de un proyecto con un 10-50% de mayor eficacia que los métodos tradicionales.

Si deseas convertirte en un exitoso administrador de proyectos, debes conocer las características generales y específicas de este método, junto con sus funciones e implicancias profesionales. A lo largo de este artículo, te ofrecemos un análisis acerca de ello.

Cadena Crítica: ¿qué es?

La cadena crítica o también conocida como gestión de proyectos por cadena crítica o Critical Chain Project Management (CCPM), es un método basado en la correspondiente evaluación de la etapa de planificación del proceso de gestión proyectual.

Fue creado por Elivahu Goldratt, en el año 1997, y debidamente presentada en su obra Critical Chain. En este libro, explicitó el conjunto de algoritmos necesarios para comprobar que los proyectos podían ser finalizados en la mitad del tiempo programado y, en ocasiones, con ahorros económicos considerables, junto con el empleo de una menor cantidad de recursos.

Por otra parte, es importante mencionar que, a diferencia de otros métodos tradicionales como el de Gantt o Pert, es un método que puede ser considerado joven.

Cadena Crítica: funciones generales

Como características principales de este método, se destacan las siguientes:

Eficiencia en la finalización del proyecto

Esto significa que es posible entregar el proyecto en los plazos previstos e incluso con anterioridad. Asimismo, dicha eficiencia se puede lograr, ya que este método define el plazo mínimo de la finalización del proyecto y establece aquellas restricciones para no excederse en dicho plazo.

Disminución de gastos económicos

Por medio de su realización, es posible el ahorro de los recursos de carácter económico a utilizar a lo largo de toda la gestión de un proyecto.

Con respecto a ello, Goldratt estudió que, dentro del contexto de la realización de un determinado proyecto, es habitual que se presente el incumplimiento de los plazos pautados. Esto no solamente repercute en la cuestión de la entrega del proyecto, sino también en los gastos aparejados con este suceso.

Cadena Crítica: su rol en el ámbito de la administración proyectual

Por medio de la aplicación de este método de gestión de proyectos, las variables centrales que deben ser controladas a lo largo de dicha gestión son controladas de manera eficiente y eficaz.

De este modo, se logra el control del alcance un determinado proyecto, teniendo en cuenta, principalmente, las actividades conceptualizadas como críticas o centrales.

Asimismo, desde la perspectiva del trabajo a realizar, se suele reducir el tiempo programado para la realización de las actividades implicadas en el proyecto.

Es importante destacar que ello es posible gracias al monitoreo que se lleva a cabo del calendario de eventos programado. El objetivo fundamental consiste en aportar datos reales acerca de la evolución del proyecto e ir efectuando un ajuste temporal de la totalidad del mismo.

Por otra parte, se focaliza la atención sobre el alcance de un alto nivel de calidad. Ello se logra a través de un proceso de seguimiento y de control continuo, cuya finalidad reside en la pronta detección de cualquier evento que significa un desvío hacia el camino definido inicialmente.

Otra de las funciones de este método consiste en la búsqueda constante de la minimización de los riesgos de todo tipo, los cuales se encuentran íntimamente vinculados con el proyecto.

Para seguir conociendo acerca del mundo de la gestión de proyectos, puedes informarte sobre la Maestría en Gestión y Dirección de Proyectos, una de las tantas oportunidades de formación académica que te ofrece la Universidad Benito Juárez online.

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A lo largo de este artículo, podrás conocer más acerca de estas competencias, para poder aplicarlas dentro de tu área laboral. Además, podrás garantizar el alcance de un mayor nivel de excelencia en tu ámbito profesional.

Competencias de un gestor de proyectos: ¿cuáles son?

Un gestor de proyectos debe poseer una serie de características generales y específicas especiales. Es importante mencionar que todas estas cualidades se encuentran íntimamente relacionadas y vinculadas en forma dinámica. A continuación, podrás conocer algunas de ellas con mayor profundidad.

Conocimiento teórico acerca de la gestión proyectual

El gestor de proyectos debe estar lo suficientemente preparado desde la perspectiva cognoscitiva para alcanzar los objetivos propuestos. La formación académica es esencial dentro de esta perspectiva.

Capacidad resolutiva de conflictos y de situaciones imprevistas

La presencia de situaciones problemáticas incide de manera directa o indirecta tanto sobre el proyecto en sí, como así también sobre el rol del gestor de proyectos y sobre cada uno de los integrantes del mismo. Para neutralizar los efectos negativos que pudieran surgir, el gestor de proyectos debe poder accionar para lograr una beneficiosa resolución de problemas, junto con una efectiva adaptación contextual.

Liderazgo y capacidad de trabajo en equipo

Todo gestor de proyectos debe estar suficientemente capacitado para liderar a los integrantes de su equipo de trabajo. Asimismo, debe poder orientar el esfuerzo individual hacia la obtención de beneficios de carácter grupal. A su vez, debe velar por el compromiso del equipo con el proyecto a realizar.

Comunicación interpersonal de nivel

El fortalecimiento de los nexos comunicacionales internos y externos debe ser una prioridad para el gestor de proyectos. Por medio de la comunicación, podrán lograrse las metas propuestas y se evitará la presencia de posibles errores. Un flujo comunicacional efectivo incide notablemente sobre el éxito de un proyecto.

Capacidad directiva

Un gestor de proyectos debe poder dirigir un equipo de trabajo de carácter multidisciplinario. Para ello, es necesario que desarrolle aquellos aspectos comunicacionales y de gestión de talento humano para poder orientar el esfuerzo de los integrantes de su equipo hacia la obtención de los resultados esperados.

Flexibilidad ante los cambios

Es esencial que un gestor de proyectos se encuentre lo suficientemente capacitado para adaptarse a los constantes cambios que puedan llegar a producirse durante el desarrollo del proyecto en cuestión. Esta condición es fundamental, ya que la situación contextual que rodea a un proyecto en particular es sumamente dinámica y cambiante.

Compromiso y responsabilidad con la tarea desarrollada

Sin estos dos elementos, el rol del gestor de proyectos pierde reputación y peligra el resultado final del proyecto que se esté gestionando. Por ello, es esencial que el compromiso sea concebido por el gestor de proyecto como el eje estructural del desarrollo del mismo. Además, si el gestor acciona con responsabilidad, el capital humano que trabaje sobre el proyecto actuará de la misma manera. Como consecuencia de ello, el resultado positivo del proyecto estará asegurado.

Mejoramiento y capacitación profesional continuos

El avance de las nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) exige que el personal humano que lleva a cabo un determinado proyecto se encuentra altamente capacitado y que pueda adaptarse a los cambios que se presentan. Este mejoramiento constante es aún más importante en el caso del gestor de proyectos, quien debe liderar y velar por el cumplimiento de los objetivos planteados.

Organización y estructuración laboral

Para que un proyecto pueda llevarse a cabo, se requiere organización desde el comienzo. La capacidad racional de estructuración por parte del gestor es esencial. En el caso de que no se defina correctamente el alcance del proyecto, junto con las etapas particulares a cumplirse, el éxito del mismo será dudoso. Una buena organización es un requisito indispensable dentro de este marco proyectual.

Habilidades sociales

Los lazos de índole social se convierten en elementos centrales en el momento de gestionar un proyecto. Asegurarse de que el gestor proyectual pueda efectuar nexos sociales internos y externos estratégicos es fundamental dentro del marco de cualquier gestión de esta naturaleza.

Si deseas conocer más acerca de las competencias que deben caracterizar a un gestor de proyectos, junto con sus funciones y sus implicancias profesionales, te invitamos a que te informes acerca de la Maestría en Gestión y Dirección de Proyectos, una posibilidad de formación académica que te ofrece la Universidad Benito Juárez online.

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